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辦展流程

辦展咨詢


歡迎各界朋友前來全國農業展覽館舉辦展會類活動,我們為前來了解辦展事宜的客戶,準備了詳細的場館介紹、服務項目及報價等資料。同時您也可通過網絡和電話了解相關信息。

網址:www.moodenverbombpuppy.com  

辦展咨詢電話:010-59198366、59198332、59198333。


展覽預定

有意向在我館舉辦展會的單位,須于展會舉辦前一年(國際展)至半年(國內展),向我館展覽服務中心提交書面展館租賃函件,并簽訂相關協議。


場館租賃為雙向選擇性服務,我們將根據展會的類型、成長性、風險性、品牌效應以及是否為我館例展例會等因素,決定是否接納。


租館材料

有租賃場館意向的辦展單位,須提供如下文字材料:


(一)展會批件

根據國務院《大型群眾性活動安全管理條例》和《北京市大型社會活動安全管理條例》的相關規定,在北京地區舉辦的大型展覽類活動,主承辦單位必須出具省部級行政單位的書面批復,如商務部、科技部、農業部、中國國際貿易促進委員會等,部分展會也可由北京市人民政府所屬的委、辦、局批復。在北京市有大型活動(如全國人大及政協會議、國家重要慶典活動等)期間舉辦的展會,除需持有上述展覽批件外,還須辦理有關部門的相關批復。

全國農業展覽館作為北京主要綜合性展覽場館之一,受北京市公安、消防部門的委托,在簽訂租館合同前,由我館代為審核舉辦展會的相關批件。展會批件原則上需在租館合同簽訂前出示,部分例展例會及租館與舉辦日時間間隔半年以上的展會,可放寬至合同簽訂后的規定時限內補交。補交批件不符合北京市公安、消防等部門要求的,視同合同乙方根本違約,按合同約定執行。


(二)活動委托書

對于主辦單位將展會委托或聘請另一單位具體承辦,并由承辦單位租賃展館、結算費用的,承辦單位租賃展館時,在出示展覽批件的同時,還須出示展覽主辦單位的委托書,并進一步說明身份。個別展會還須出示承辦單位與主辦單位之間的協議書,以便了解展覽關鍵環節各自的責任范圍。如承辦單位所負責任過輕,我們將選擇直接與主辦單位簽訂租館合同。


(三)執照代碼

簽訂租館合同時,屬企業性質的主承辦單位,須提供本單位的《企業法人營業執照》副本復印件,并加蓋公章;屬事業性質的單位,須提供本單位的《事業單位法人證書》副本復印件,并加蓋公章。該復印件僅供公安機關檢查及場館展覽存檔備案使用。


(四)法人身份

簽訂租館合同的展覽主承辦單位,在提供本單位屬性證明的同時,還須提供租館合同簽字法人的身份證復印件。該身份證復印件僅供公安機關檢查及場館展覽存檔備案使用。


(五)展會介紹


辦展單位需提供擬辦展會的文字材料,內容包括:

1、展會基本信息:擬辦展會的名稱、時間、展覽規模、展示內容、預租場館面積等。其中要說明該展會是否為首屆,若不是首屆則需提供往屆的舉辦地、場館名稱、會刊等。

2、展會社會背景:擬辦展會的類型,行業狀況,國家相關政策,社會需求等。

3、展覽組織機構:擬辦展會的主辦單位、承辦單位、協作合作單位等(要詳細列舉主承辦單位近兩年所辦展覽的名稱、地點、規模、效果等)。

4、展覽展示內容:擬辦展會的展品類型、展區劃分、論壇策劃、現場活動、領導專場等。

5、展會參展構成:擬辦展會的招展方式、參展單位的構成及來源等。

6、展會觀眾來源:擬辦展會的觀眾來源,嘉賓級別、專業觀眾、社會觀眾的組織方式,對參觀人群有無行業、年齡方面的特別要求等。


合同簽訂

對于已確認合作的展覽會,在主承辦單位提供完整有效的租館資料后,我館即提供展覽場館租賃合同電子文本,請主承辦方(合同乙方,下同)協助填寫有關信息,認同合同條款,如有異議,合同雙方需及早協商,并將雙方特有的約定寫入合同。雙方達成一致后,由乙方先行在六份合同上簽字蓋章,并將合同及合同中約定的租館首筆訂金交我館展覽服務中心,我方(甲方)簽字后合同生效,雙方各執三份。


合同生效后,展覽主承辦單位方可進行展會的各項招商工作,合同生效前,主承辦單位的一切招商等活動與我館無關。


網站宣傳

合同生效后,我館將及時將合同約定的展會名稱、檔期等相關信息,在全國農業展覽館網站上公布,以便配合展會的主承辦單位進行展會招商活動,方便社會各屆查詢。


合同履行

合同簽訂后,該展會項目經理將對展會進行全程跟蹤服務,并對付款情況進行核實,如乙方未按合同約定交付租金,項目經理將對合同乙方發出催款通知單,如乙方仍未執行合同約定,甲方將視乙方為根本違約,合同終止。


相關手續

(一)公安消防許可

展覽主承辦單位應于展前30個工作日,持展會批件及租館合同等相關材料到北京市公安局大型活動管理處(地址:北京市西城區德勝門外功德林1號)或北京市公安局朝陽分局(地址:朝陽區道家園1號[紅領巾橋西北側])辦理公安許可手續。

消防申報材料一并送交上述相應公安部門。


(二)工商備案

有商品零售的展覽主、承辦單位所辦展覽取得公安許可后,應于展會進館前到北京市工商局朝陽分局(地址:北京市朝陽區霄云路霄云里1號)進行展覽登記備案。


(三)衛生防疫

按照北京市相關規定,有關展會在辦理上述各項手續的同時,還須到北京市朝陽區衛生防疫部門進行展覽登記備案。

展會開幕前,主承辦單位須將辦好的公安和工商等相關部門批件復印件送我館展覽服務中心業務部,以便公安等執法部門查驗。對一些特殊行業展會,主承辦單位要自覺遵守行業的有關規定,并主動到主管部門辦理相關手續。


協調會

(一)展覽業務協調會
展會進館布展前一周左右,我中心展覽項目經理將聯系展覽主承辦單位,會同我館相關部門召開展前協調會。協調會主要落實展會圖紙、展位搭建、開幕式安排、技術交流、供電安排、衛生保潔等一系列具體工作。如主承辦單位對展會現場服務有特殊要求可以在此會上提出,我們將根據我館的實際情況協助解決。

(二)公安協調會
在展覽開展前,由北京市公安部門、會同消防等相關管理部門召集展覽主承辦單位、我中心召開公安消防協調會。該協調會按照“誰承辦,誰負責”的原則,了解、檢查、落實展會期間的安保、消防等工作,安排展會期間的內外交通維護工作,并對展會現場進行安全檢查。

現場服務

展會期間,展會現場服務實行項目經理負責制。由項目經理負責牽頭協調相關部門對現場的搭建施工、供電供水、衛生保潔、網絡通訊等服務項目的落實。


展會結算

展會結束后一個工作日內,項目經理將對展會期間發生的各項費用進行匯總,形成《展覽服務項目結算表》,與主承辦單位核實確認后,分別送交雙方領導簽字,由乙方在三個工作日內結清尚未支付的款項。


意見反饋

展覽主承辦單位在結算賬單上簽字后,請根據我們展覽服務情況協助填寫《展覽服務意見調查表》,對我們的展覽服務質量進行評價,留下您寶貴的意見和建議,以便我們改進服務工作,提高服務水平。


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